ul. Kilińskiego 1
15-089 Białystok
(Pałac Branickich I piętro)
tel. (85) 748 54 45
e-mail: archiwum@umwb.edu.pl

• Bronisława Wołkow 1953-1976
• Alicja Gajewska 1976-1980
• Małgorzata Wojsiat 1980-1981
• Krystyna Dojlido 1981-2006

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. Nr 97 poz. 673 z 2006r. z późn. zm.),
• Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16.09.2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167 poz. 1375 z 2002r.),
• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. Nr 13 z 2001r. poz. 116 z późn. zm.).
• Instrukcja Archiwum Uczelnianego Akademii Medycznej w Białymstoku stanowiąca załącznik nr 3 do Zarządzenia Nr 2/07 Rektora Akademii Medycznej w Białymstoku z dnia 5.01.2007r.

• Akta związane zarządzaniem, organizacją i funkcjonowaniem Uczelni.
• Akta dotyczące kształcenia studentów, organizacji i toku studiów.
• Akta dotyczące kształcenia i rozwoju kadry naukowej

Zasób archiwalny archiwów zakładowych służy potrzebom jednostek, w których archiwa te zostały utworzone. Do korzystania z tego zasobu przez osoby trzecie konieczne jest zezwolenie kierownika jednostki organizacyjnej (Rektora - przyp.), w której istnieje archiwum zakładowe (ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, rozdz.3,art. 35, pkt.3 Dz.U. Nr 97 poz. 673 z 2006r. z późn. zm.)

Instrukcja Archiwum Uczelnianego stanowiąca załącznik nr 3 do Zarządzenia Nr 2/07 Rektora Akademii Medycznej w Białymstoku z dnia 5.01.2007r.

IX. Udostępnianie dokumentacji w archiwum

§ 9

1. Archiwum uczelniane udostępnia dokumentację kat. A i B do celów służbowych i naukowo-badawczych.
2. Wgląd do akt odbywa się tylko w lokalu archiwum w obecności archiwisty.
3. Poszukiwania akt w magazynie archiwum przeprowadza wyłącznie pracownik archiwum.
4. W miejsce wyjętych z półki akt wkłada się kartonową zakładkę.
5. Udostępnienie lub wypożyczenie akt odbywa się na podstawie wypełnionej karty udostępnienia z jednoczesnym wpisem do "Rejestru wypożyczeń lub wglądu".
6. W przypadku korzystania z akt przez pracownika jednostki, która je zdała, udostępnienie może odbywać się na podstawie wpisu do rejestru.
7. Korzystający z akt ponoszą całkowitą odpowiedzialność za wypożyczone akta.
8. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzenia akt, archiwista sporządza protokół, który podpisuje wypożyczający akta, jego bezpośredni przełożony i prowadzący archiwum, protokół sporządza się w trzech egzemplarzach. Jeden wkłada się na miejsce akt zagubionych lub uszkodzonych, drugi do specjalnej teczki a trzeci otrzymuje przełożony prowadzącego archiwum.
9. Materiały archiwalne, których okres przechowywania jest krótszy niż 30 lat od ich wytworzenia, mogą być udostępniane jednostkom organizacyjnym lub osobom fizycznym na potrzeby nauki i kultury jeśli nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa i obywateli na podstawie zezwolenia Rektora Uczelni.

Otrzymanie zezwolenia następuje na wniosek pisemny, złożony Rektorowi. We wniosku należy podać:

• tytuł materiału archiwalnego, bądź temat, którego on dotyczy,
• cel i przewidywany sposób wykorzystania materiału archiwalnego,
• nazwę jednostki organizacyjnej lub dane dotyczące osoby ubiegającej się o udostępnienie materiałów archiwalnych.

1. Jednostki organizacyjne przechowują akta u siebie przez dwa lata, licząc od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy, z wyjątkiem akt dotyczących nadania tytułów naukowych, które powinny być przekazane - z chwilą całkowitego zakończenia postępowania - przy końcu bieżącego roku kalendarzowego.
   Sprawę uważa się za ostatecznie załatwioną, jeśli wykonano wszelkie czynności z niej wynikające, a akta sprawy nie są już potrzebne w pracy biurowej.
2. Po upływie dwóch lat akta przekazuje się do archiwum uczelnianego.
3. Akta przekazuje się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego sporządzonego w czterech egzemplarzach dla kat. Akt. "A", w trzech egzemplarzach (oddzielnie) dla akt kategorii "B". Dwa lub trzy egzemplarze zatrzymuje archiwum, ostatni zaś jednostka zdająca akta. Spisy podpisują: kierownik jednostki zdającej oraz prowadzący archiwum. Spis sporządza się w kolejności obowiązującego wykazu akt.
4. Akta należy przekazywać do archiwum w stanie uporządkowanym.
   Przez uporządkowanie rozumie się:
   • wyłączenie akt kategorii "Bc",
   • należyte ułożenie akt w obrębie każdej teczki w kolejności spisu spraw danej teczki, a w obrębie sprawy chronologiczne; pismo rozpoczynające sprawę na wierzchu akt sprawy,
   • opis zewnętrznej strony teczki podany w § 15 pkt. 4 niniejszej Instrukcji,
   • ułożenie teczek w porządku symboli wykazu akt, oddzielnie teczki z aktami kategorii A i B,
   • akta kategorii A i B50 powinny być zszyte, poszczególne kartki ponumerowane, a na wewnętrznej stronie tylnej obwoluty oznaczona liczba kart w niej zawartych. Ponadto, należy usunąć części metalowe.
5. Do akt przekazywanych do archiwum dołącza się ewentualne rejestry, kartoteki, skorowidze itp.

XIII. Przekazywanie akt kategorii "Bc" na makulaturę

§ 17

Akta zaliczane do kategorii "Bc" można przekazać na makulaturę dopiero wtedy, gdy nie posiadają już żadnego znaczenia praktycznego. Przekazanie na makulaturę następuje po przejrzeniu tych akt przez wytwarzającego.

Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwów zakładowych i składnic akt w resorcie zdrowia i opieki społecznej, stanowiąca załącznik do zarządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 16 lutego 1998 roku, załącznik nr V, pkt. 5, Dziennik Urzędowy MZiOS Nr 2 z dnia 16 marca 1998 roku).

Kierownik Archiwum zakładowego może odmówić przyjęcia akt do archiwum zakładowego w przypadkach:

• ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo-odbiorczym,
• stwierdzenia, że przekazywane akta nie odpowiadają temu spisowi,
• stwierdzenia, że akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami.

O powodach nie przyjęcia akt kierownik archiwum zakładowego zawiadamia swego bezpośredniego przełożonego (Rektora - przyp.)

• Karta udostępniania akt
• Spis zdawczo-odbiorczy akt
• Opis teczki aktowej
• Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej)
  przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
• Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt